Tietosuoja-asetus

Tämä on Relead Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

Laadittu 23.6.2025

1. Rekisterinpitäjä: Relead Oy Y-tunnus 3546075-2 osoite: Palosenkatu 6 A, 04230 Kerava

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Taina Kokkarinen Puhelin: 0400- 847486 sähköpostiosoite: taina.kokkarinen@relead.fi

3. Rekisterin nimi: Relead Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen peruste on Relead Oy:n ja sen asiakkaan tai sidosryhmäkumppanin välinen yhteistyösuhde, asiakkaan tai muun sidosryhmäkumppanin suostumus, asiakkaan toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen, seuranta sekä tietojen järjestäminen
• Potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden ja sidosryhmien kontaktointi
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
• Markkoinointitoimenpiteet

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

• Nimi, asema, organisaatio, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite, www-osoite, profiililinkki sosiaalisen median palveluissa ja muut tarpeelliset yhteystiedot sekä laskutustiedot ja muihin tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
• Markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten kyselyt, lisätieto- tai materiaalipyynnöt, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
• Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
• Tietoa henkilöistä, jotka ovat palvelleet rekisteröityä.
• Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
• Rekisteröidyn liittyminen johonkin yritykseen tai muuhun organisaatioon, kuten työnantajatiedot.
• Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
• Lisäksi voidaan kerätä tietoja henkilön osallistumisaktiivisuudesta eri tapahtumiin, tutkimuksiin, tapaamisiin sekä tietoja ehdotetuista, tarjotuista ja tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, palveluiden ja niiden toteuttamiseen liittyviä tietoja ja muistiinpanoja sekä tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde, joita Relead Oy on järjestänyt
• Henkilöltä itseltään voidaan kerätä tietoa myös hänen nimenomaisella suostumuksellaan erilaisiin yksilön, tiimin tai organisaation toimintaa kuvaaviin profiileihin ja tutkimuksiin ja niiden pohjalta toteutettaviin kehittämishankkeisiin. Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmaiseksi ilmoittamalla siitä kohdan 1 yhteyshenkilölle, jolloin kaikki häneen liittyvät tiedot poistetaan järjestelmistä.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Perustetta rekisteritietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn arvioidaan vähintään viiden vuoden välein. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja asiakkuuksien ja sidosryhmien hallinnan ja markkinoinnin tarkoituksissa, tai kunnes henkilö itse pyytää rekisteristä vastaava henkilöä poistamaan tietonsa. Relead Oy toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tiedot eivät päädy kenenkään muiden käsiin ja että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Relead Oy on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Relead Oy säilyttää henkilötietoja paperisessa ja digitaalisessa muodossa. Paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Digitaaliset aineistot ovat palvelimilla ja aineistoihin on pääsy vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Pääsy näihin tapahtuu henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia. (Kielto-oikeus)

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Relead Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Relead Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Yritys voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. Rekisteröity voi antaa Relead Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti.

12. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Relead Oy:n lähettämällä sähköpostia Relead Oy:n rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta osoitteeseen taina.kokkarinen@relead.fi Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Relead Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöä kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.